Top 11 Wege zu Reduzieren Sie die Größe der Excel-Datei Ohne Daten zu löschen

Zusammenfassung:

In diesem Beitrag erfahren Sie heute, was der Grund für Sie ist übergroße Excel-Datei. oder was macht dein Excel-Datei Größe zu groß. Darüber hinaus betont der Blog auch, wie es geht Reduzieren Sie Größe der Excel-Datei, ohne Daten zu löschen.

Es gibt viele Ursachen, die dazu beitragen können, dass eine Excel-Datei sehr groß wird. Manchmal wird die Excel- Tabelle so groß, dass sie nur sehr wenige Informationen enthält.

Eine große Excel-Arbeitsmappe kann beim Umgang mit der Datei viele Probleme verursachen, z. B. dass die Datei sehr langsam reagiert, mehr Zeit zum Speichern von Änderungen benötigt, Zeit zum Hochladen benötigt und vieles mehr.

Was macht Ihre Excel-Dateigröße zu groß?

Die Hauptfrage lautet: „Welcher Teil einer Excel-Datei verursacht die große Dateigröße? Wenn Sie nicht wissen, warum Ihre Excel-Datei zu groß ist, lesen Sie die folgenden Fakten weiter, und Sie erhalten mit Sicherheit die Antwort auf Ihre Frage.

Riesige Informationen: Im Allgemeinen erfordert ein Arbeitsblatt mit mehr als 100.000 Zeilen und vielen Spalten einen großen Speicher zum Speichern.

Pivot-Tabellen: Ja, die Pivot-Tabelle kann sich auch auf die Dateigröße auswirken. Pivot-Tabellen speichern die Originaldaten, daher hat jede Pivot-Tabelle einen eigenen Datensatz.

Add-ons und Plug – ins: Einige Plugins deutlich sinken Ihre Excel – Arbeitsmappe Leistung nach unten. Wenn Sie mehrere Plug-Ins in Ihrer Excel-Arbeitsmappe ausführen oder installieren, beenden Sie dies.

Formatierung: Wenn die Blätter formatiert werden, obwohl Zellbereiche nicht verwendet werden, kann sich die Dateigröße erhöhen.

Hyperlinks: Manchmal führen übermäßige Links zu externen Quellen zu einem häufigen Absturz Ihrer Excel-Anwendung. Stellen Sie daher fest, ob Ihre Excel-Datei abstürzt oder andere damit verknüpfte Dateien ein solches Problem verursachen.

Mediendateien: Wenn Ihre Excel-Datei Bilder / Bilder / Logo enthält, kann Ihre kleine Excel-Datei in eine große umgewandelt werden.

Kompatibilitätsprobleme: Einige Attribute von Excel funktionieren nicht in allen Excel-Versionen. Die Chancen stehen gut, dass Ihre Excel-Datei Kompatibilitätsprobleme aufweist. Sie müssen es also zuerst beheben.

Manchmal können auch Metadaten und andere versteckte Inhalte von Excel-Dateien die Dateigröße erhöhen.

Es gibt also mehrere Ursachen für eine große MS Excel-Dateigröße, daher müssen wir verschiedene Tricks anwenden, um sie zu reduzieren. Die Lösung kann vom Inhalt der Excel-Arbeitsmappe abhängen. Wenn Sie nicht sicher sind, welche davon Ihre Excel-Datei beeinflusst, sollten Sie sie einzeln anwenden.

Wenden wir zunächst die unten angegebenen Tricks an, um eine große Excel-Datei in eine kompatible Größe zu konvertieren, indem Sie reduzieren Größe Excel-Datei. 

Wie To Excel Dateigröße reduzieren?

Methode 1 # Entfernen Sie die Zellenformatierung

Beim Erstellen einer Excel-Datei wenden wir mehrere Formatierungen auf die Tabelle an . Wenn Sie die Formatierung löschen, können Sie reduzieren Größe Excel-Datei und die Leistung der Tabelle steigern.

Schritte zum Löschen der Excel-Formatierung

Schritt 1: Wählen Sie zunächst den Bereich aus, über den Sie die Formatierung löschen möchten.

Schritt 2: Gehen Sie dann durch das: Startseite Tab> Bearbeiten von Gruppen > Löschen > Formate löschen

Wenn die Excel- Tabelle viel Text enthält, ist dies die beste Option.

Methode 2 # Reduzieren Sie die Größe der in Microsoft Excel hinzugefügten Bilddatei

Schritte zum Komprimieren oder Ändern der Auflösung des Bildes. Das Komprimieren hat keinen Einfluss auf die Qualität Ihrer Excel-Datei. Wenn Sie nicht jedes einzelne Pixel in einem Bild haben möchten, können Sie mit der Komprimierungsoption die Dateigröße verkleinern.

• Öffnen Sie Ihre Excel-Datei, die ein Bild oder Logo enthält, und wählen Sie dann das Bild oder die Bilder zum Komprimieren aus.
• Gehen Sie nun zur Registerkarte Bildwerkzeuge -> Format und klicken Sie in der Gruppe Anpassen , um die Größe der Excel-Datei zu verringern , auf Bilder komprimieren .

Hinweis: Wenn die Registerkarte Bildwerkzeuge – Format nicht angezeigt wird, wird bestätigt, dass Sie ein Bild ausgewählt haben. Doppelklicken Sie auf das Bild, um es auszuwählen, und öffnen Sie die Registerkarte Format .

• Wenn Sie nur die Gruppe Anpassen sehen , wird die Schaltfläche Bilder komprimieren möglicherweise ohne Beschriftung angezeigt.
• Um die Größe eines bestimmten Bildes zu verringern und alle anderen im Dokument vorhandenen Bilder zu belassen , aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur auf dieses Bild anwenden .
• Wenn Sie das Kontrollkästchen Nur auf dieses Bild anwenden deaktivieren , werden alle vorherigen Änderungen überschrieben, die Sie für andere in diesem Dokument vorhandene Bilder vorgenommen haben.
• Gehen Sie nun zur Auflösung, wählen Sie die gewünschte Auflösung aus und klicken Sie auf OK .

Methode 3 # Konvertieren des Dateityps in das Binärformat (XLSB)

Durch die Konvertierung einer Excel-Datei in das Binärformat kann die Größe der Excel-Datei problemlos reduziert werden . Befolgen Sie daher die angegebenen Schritte und speichern Sie eine Excel-Datei im XLSB-Format, um die Dateigröße zu verringern.

1: Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wechseln Sie zur Option Speichern unter .

2: Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Dateityp zu ändern.

3: Aus dem Speichern unter Dialogfeld müssen Sie den Excel – Arbeitsmappe Binary holen (. Xlsb Dateityp). Klicken Sie auf Speichern.

Methode 4 # Entfernen Sie unnötige Formeln

Viele komplizierte Formeln können sich auf die Dateigröße einer Excel-Datei auswirken. Bei dieser Methode versuchen wir daher, unerwünschte Formeln aus einer Excel-Arbeitsmappe zu entfernen.

Manchmal, wenn Sie einen Datensatz haben und die darin enthaltenen Formeln nicht benötigen, ist es besser, diese Formeln durch Werte zu ersetzen. Befolgen Sie dazu die unten angegebenen Schritte:

• Öffnen Sie die Excel-Datei und drücken Sie Strg + A , um das gesamte Arbeitsblatt / den gesamten Datensatz auszuwählen. Drücken Sie dann die Taste F5 .
• Öffnen Sie die Option Gehe zu und klicken Sie auf “Spezial” .
• Wählen Sie die Formeln aus und klicken Sie auf OK .
• Jetzt haben Sie alle Zellen ausgewählt, die eine Formel haben.
• Führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus, um die ausgewählten Formeln in Werte zu konvertieren:
• Drücken Sie die Tastenkombination Strg + C die ausgewählten Zellen zu kopieren.
• Klicken Sie dann auf die Registerkarte Startseite und in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen.
• Klicken Sie anschließend auf das Symbol Wert einfügen.

Alle Zellen mit Formeln werden jetzt in die Werte konvertiert.

Methode 5 # Optimieren Sie die verwendeten Formeln

Nachdem Sie die unerwünschten Formeln entfernt haben, optimieren wir nun die verwendeten Formeln mithilfe der folgenden Schritte:

Überspringen Sie mit einer flüchtigen oder instabilen Funktion wie –
HEUTE, JETZT, INDIREKT, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.

Sie müssen die Funktionen VLOOKUP, HLOOKUP und LOOKUP durch INDEX & MATCH ersetzen

Sie sollten auch die verschachtelten IF- Funktionen durch eine der folgenden Angaben ersetzen :
REPT , INDEX & MATCH , SUMIF (s) oder Boolesche Logik

Methode 6 # Komprimieren Sie die Datei (ZIP IT)

Diese Methode ist etwas anders. Mit der Option “Zip-Datei” können Sie die Excel-Datei problemlos komprimieren. Durch Komprimieren einer Excel-Datei können Sie die Dateigröße um ca. 10-15% reduzieren.

Schritte zum Komprimieren einer Excel-Datei:

Schritt 1: Zuerst müssen Sie mit der rechten Maustaste auf die Excel-Datei klicken, die Sie komprimieren möchten

Schritt 2: Bewegen Sie nun den Mauszeiger auf die Option Senden an und klicken Sie auf die Option “Komprimierter (komprimierter) Ordner” .

Nachdem Sie eine komprimierte Datei erstellt haben, teilen Sie sie mit anderen und der Empfänger entpackt die Datei, um auf die Excel-Datei zuzugreifen.

Methode 7 # Löschen Sie die nicht verwendeten Zellen

Um die sichtbare nicht verwendete Tabelle zu löschen, folgen Spalten und formatierte Zellen dem unten angegebenen Schritt.

• Zuerst müssen Sie alle Zeilen auswählen, die unter Ihrer letzten Zeile mit Inhalt angezeigt werden sollen.
• Drücken Sie dann Strg + ‘-‘ auf der Tastatur, um die Zeilen zu löschen.

• Klicken Sie anschließend auf den Gummiknopf auf der rechten Seite des Home-Menübands.
• Und dann klicken Sie auf “Alle löschen” .

• Sie müssen die obigen Schritte auf jedem Arbeitsblatt sowie für die Spalten wiederholen .
• Speichern Sie zum Schluss die Arbeitsmappe und prüfen Sie, ob die Dateigröße reduziert ist oder nicht

Methode 8 # Bedingungsformatierung aus Excel-Datei reduzieren

• Dazu müssen Sie das gesamte Arbeitsblatt auswählen, indem Sie die Tastenkombination Strg + A im Schlüsselwort drücken .
• Gehen Sie nun zu Start / Bedingte Formatierung / Rollen verwalten

• Wählen Sie zum Schluss die irrelevanten Rollen aus und löschen Sie die Regel.

Methode 9 # Wie reduzieren Excel Dateigröße ohne Öffnen

In dieser Methode lernen Sie, wie Sie die Größe von Excel-Dateien reduzieren können, ohne sie zu öffnen. Diese Methode unterscheidet sich von der Zip-Komprimierung .

Dieser Trick ist in Microsoft Excel nicht vorhanden, aber diese Option ist auf jedem Windows-System vorhanden, um die Größe verschiedener Dateien zu komprimieren, die Microsoft Excel enthalten.

• Um Ihre Excel-Datei zu komprimieren, müssen Sie Ihre Excel-Datei mit dem Windows Explorer suchen und dann mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken.
• Wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften und dann die Schaltfläche Erweitert
• Schließlich wählen Sie die „ Inhalt komprimieren , um Speicherplatz zu sparen … “

Methode 10 # Reduzieren Sie die Größe der Pivot-Tabellen

Wie wir bereits besprochen haben, verbrauchen die Pivot-Tabellen viel Speicher und können die Dateigröße erhöhen. Wir werden also versuchen, die Größe der Pivot-Tabellen zu reduzieren .

Es gibt hauptsächlich 3 Optionen, um die Größe der Pivot-Tabellen zu verringern :

Option 1: Manchmal werden Pivot-Tabellen erstellt, um Daten zu überprüfen oder eine Übersicht anzuzeigen. Wenn Sie diese Pivot-Tabellen in Ihrer Arbeitsmappe nicht benötigen, entfernen Sie die nicht verwendete Pivot-Tabelle.

Option 2: Anstatt mehrere Pivot-Tabellen mit demselben Quellcode zu erstellen, sollten Sie diese kopieren und dort verwenden, wo Sie sie benötigen. Dadurch können Sie denselben Datencache gemeinsam nutzen.

Option 3: Vermeiden Sie das Speichern der Quelldaten der Pivot-Tabelle mit der Datei. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle und gehen Sie dann zu den Pivot-Tabellenoptionen . Deaktivieren Sie nun auf der Registerkarte “Daten” das Häkchen unter ” Quelldaten mit Datei speichern “.

Methode 11 # Unnötige versteckte Zellen prüfen und löschen

Versteckte Zellen können Ihre Excel-Datei zusätzlich belasten. Unerwünschte versteckte Zellen können die Größe der Excel-Datei erhöhen. Microsoft-Zellen werden versehentlich ausgeblendet, wenn Sie an den Zeilen oder Spalten des Excel-Arbeitsblatts arbeiten.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Datei unerwünschte versteckte Elemente enthält, müssen Sie die Zeilen und Spalten Ihres Excel-Arbeitsblatts einblenden und analysieren , ob Sie sie benötigen oder nicht. Löschen Sie unerwünschte versteckte Zellen, um die Größe der Excel-Datei zu verringern.

Was ist die maximale Excel-Dateigröße?

Wenn Sie dieses Problem mit übergroßen Excel-Dateien in Zukunft nie wieder haben möchten, ist es wichtig, die richtigen Kenntnisse über die maximale Begrenzung der Excel-Dateigröße zu haben.

Um dies zu wissen, müssen Sie diesen informativen Beitrag lesen, der speziell für Excel-Spezifikationen und -Limits geschrieben wurde .

Zuletzt möchte ich auch zu dem Schluss kommen, dass Sie zuerst eine ordnungsgemäße Sicherung Ihrer Excel-Daten durchführen müssen, bevor Sie eine dieser Methoden ausführen zu Reduzieren Größe Excel-Datei.

Wenn die von Ihnen angewendeten Korrekturen nicht funktionieren, haben Sie zumindest die Möglichkeit, Ihre ursprünglichen Daten zurückzusetzen.

Fazit:

Alle oben genannten Methoden sind sehr effektiv und helfen Ihnen zu, reduzieren Größe Excel-Datei.

Es ist also zu hoffen, dass nach Anwendung aller oben diskutierten 11 Methoden zum Reduzieren der Excel-Dateigröße Sie können problemlos Probleme mit Excel beheben “Maximaler Speicher oder Dateigröße überschritten“ Error. Wenn Sie Fragen oder Vorschläge zu diesem Artikel haben oder während der Verwendung der Microsoft Excel-Datei unter einem anderen Problem leiden, teilen Sie Ihr Problem im Kommentarbereich dieses Blogs mit.