Entsperren die Geheimnisse Zu Excel-Daten herausfiltern Zu Sparen Sie Zeit und Aufwand

Wie wir alle wissen, sind Filter in Microsoft Excel ein praktisches Werkzeug zum Verwalten und Analysieren von Daten in einer Tabellen kalkulation. Unabhängig davon, ob Sie mit großen oder kleinen Datensätzen arbeiten, können Filter wertvolle Zeit sparen und die Effizienz der Datenanalyse verbessern. Viele Excel-Benutzer wissen nicht, wie man Excel am besten nutzt und wie man verschiedene Funktionen einfach in Excel ausführt. In diesem Beitrag beschreibe ich das Erstaunliche an Excel-Filtern und wie Sie dies tun können Filtern Sie Excel-Daten heraus, um Zeit zu sparen.

Lass uns anfangen…

Datenfilterung verstehen

In Excel ist die Datenfilterung eine Methode, die es Ihnen ermöglicht, exakte Daten aus dem größeren Datensatz anzuzeigen und so die Arbeit und Analyse zu vereinfachen. Diese Funktion sortiert und zeigt sofort die benötigten Daten an, während der Rest der Informationen in den Hintergrund tritt.

Arten von Filtern in Excel

Es gibt verschiedene Arten von Excel-Filtern, mit denen Sie Daten bearbeiten und analysieren können. Hier habe ich die gängigen Filtertypen aufgelistet, werfen wir einen Blick darauf:

1. Text filter: Mit den Textfiltern können Sie die Daten in Textspalten filtern.
2. Zahlen filter: Mit den Zahlenfiltern können Sie die Informationen in numerischen Spalten filtern.
3. Auto Filter: Mit diesem Filter können Sie die Daten einer Spalte nach genauen Kriterien herausfiltern.
4. Datums filter: Sie können diesen Filter basierend auf bestimmten Datumskriterien verwenden, z. B. Daten, die nach, vor, zwischen oder gleich einem bestimmten Datum liegen.
5. Nach Farbe/Zellenfarbe filtern: Mit „Nach Farbe filtern“ können Sie Daten basierend auf dem Zellenhintergrund oder der Schriftfarbe filtern.
6. Nach Bedingung filtern: Hier können Sie benutzerdefinierte Filterbedingungen basierend auf den Formeln festlegen.
7. Top-10-Filter: Ermöglicht Ihnen, die obersten oder untersten „N“-Elemente aus einem Datensatz anzuzeigen, z. B. die Top-10-Verkaufszahlen oder die Top-5-Performer.
8. Nach Auswahl filtern: Sie können die Daten basierend auf dem in einer genauen Zelle ausgewählten Wert filtern.
9. Erweiterte Filter: Dieser Filter bietet komplexe Filterfunktionen sowie die Möglichkeit, Daten anhand mehrerer Kriterien zu filtern und gefilterte Daten an einer neuen Stelle im Arbeitsblatt zu extrahieren.
10. PivotTable-Filter: Unter PivotTable können Sie die Filter auf Spalten, Zeilen, Werte usw. in der Excel-Tabelle anwenden, um einen Drilldown in bestimmte Datenteilmengen durchzuführen.

Wie filtere ich Excel-Daten heraus, um Zeit zu sparen?

Befolgen Sie die folgenden Möglichkeiten, um Excel-Daten herauszufiltern, um Zeit zu sparen:

1. Filtern Sie Daten nach Zahlenfiltern oder Textfiltern heraus

Wenn Sie einen Datenbereich herausfiltern möchten, unabhängig davon, ob es sich um Texte oder Zahlen in den Spalten/Zeilen handelt, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie den Zellbereich aus.
• Wählen Sie “Daten” und dann “Filter”.
• Wählen Sie als Nächstes einen Spaltenkopfpfeil aus.
• Wählen Sie entweder Textfilter oder Zahlenfilter.
• Wählen Sie den Vergleich aus, z. B. “Zwischen”.

• Geben Sie nun die Kriterien des Filters ein und klicken Sie auf OK.

2. Geben Sie in die Suchleiste ein

Dieser Weg ist einfach und äußerst effektiv. Wenn Sie Excel 2010 und eine neuere Version verwenden, ist in Ihrem Filter-Dropdown-Menü eine Suchleiste verfügbar.

Überprüfen Sie anschließend die Datentabelle unten, in der Sie die Ergebnisse filtern müssen. Sie können es nach Namen filtern, zum Beispiel “Sam”.

Folgen Sie hier den Schritten:

• Fügen Sie zunächst Filter zu Ihren Daten hinzu.
• Öffnen Sie dann das Filter-Dropdown > klicken Sie auf die Suchleiste.
• Geben Sie in der Suchleiste den Namen ein, den Sie filtern möchten, z. B. “Sam“

• Dabei werden alle Werte gefiltert, in denen das Wort “Sam” vorkommt.
• Klicken Sie abschließend auf OK.

Das Beste am Ergebnis ist, dass es sehr aktiv ist und die Ergebnisse direkt zu dem Zeitpunkt liefert, zu dem Sie Ihre Suche eingeben.

#Bonus-Tipp: Wenn Sie nach einem Datum suchen müssen, nutzen Sie das kleine Dropdown-Menü in der Suchleiste auf der rechten Seite, um auszuwählen, ob Sie nach einem Jahr, einem Monat oder einem Datum suchen müssen.

3. Verwenden Sie Datumsfilter

Datumsfilter sind der cleverste Tipp, um Daten einfach herauszufiltern. Es gibt viele Optionen, die Sie zum Filtern von Daten nutzen können, und wenn es um das Datum geht, ist Excel sehr gut.

In der folgenden Liste können Sie sie verwenden, sie sind äußerst nützlich.

• Jahr bis Datum: Dies ist äußerst nützlich, wenn Sie die gesamten Daten vom Jahr Anfang bis zum Datum filtern möchten.
• Alle Daten in einem Zeitraum: Dies hilft Ihnen, ganze Daten innerhalb eines bestimmten Monats oder Quartals zu filtern.

Insgesamt gibt es mehr als 21 benutzerdefinierte Filteroptionen für Datumsangaben. Und wenn Sie benutzerdefinierte Daten filtern müssen, können Sie einen benutzerdefinierten Filter verwenden.

4. Nach Farbe filtern

Das Filtern nach Farbe ist eine äußerst kreative Technik zum Filtern von Werten. Wenn einige Zellen im Arbeitsblatt farblich hervorgehoben sind, können sie leicht herausgefiltert werden.

Mit der hervorgehobenen Farbe können Sie ganz einfach Namen, Daten oder einige Fehler herausfiltern, bei denen Sie alle diese Zellen filtern möchten.

Befolgen Sie dazu die Schritte:

• Wenden Sie zunächst einen Filter auf Ihre Daten an.
• Öffnen Sie dann das Filter-Dropdown.
• Gehen Sie zu “Nach Farbe filter” und wählen Sie die Farbe aus, nach der Sie filtern möchten.

• Denn wenn Sie auf die Farbe klicken, werden die gesamten Zellen mit der roten Farbe gefiltert.

Das Beste an der Filteroption ist, dass der Benutzer die Zellen filtern kann, in denen keine Farbe vorhanden ist.

5. Nach Bedingung filtern

Diese Filteroption eignet sich am besten für mehr als eine Situation. Sie können Filter nach Bedingung verwenden, wenn Sie Filterwerte benötigen, wenn einer von zwei gegebenen Umständen erfüllt ist oder beide Bedingungen erfüllt sind. Dann können Sie dies tun, indem Sie OR in Excel-Filtern verwenden.

Beispiel: In Ihren gesamten Unternehmensdaten müssen Sie nur nach den Personen filtern, deren Namen “Sam” und “Sammy” sind. Dies wird Ihnen helfen, Excel-Daten herauszufiltern, um auf einfache Weise Zeit zu sparen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Fügen Sie zunächst Filter zu Ihren Daten hinzu.
• Dann für die Spalte, in der Sie Daten filtern müssen > Filter-Dropdown öffnen.
• Gehen Sie als Nächstes zu > Textfilter > Benutzerdefinierte Filter.

• Es erscheint ein Fenster zur Auswahl von Filteroptionen.
• Wählen Sie in diesem Fenster aus beiden Dropdown-Menüs “enthält” aus.
• Als nächstes geben Sie in der Eingabeleiste “Sam” und in der zweiten Eingabeleiste “Sammy” ein.
• Wählen Sie in der Optionsschaltfläche “Oder” aus.

• Klicken Sie abschließend auf OK.

Jetzt werden “Sam” und “Sammy” aus der gesamten Zelle, in der Sie sich befinden, ganz einfach herausgefiltert.

#Bonus-Tipp: Wenn Sie beispielsweise Werte basierend auf zwei Bedingungen filtern möchten: Wenn Sie Zellen filtern möchten, in denen sich sowohl “Sam” als auch “Sammy” in einer einzelnen Zelle befinden, verwenden Sie AND statt „us“. ODER.

6. Filtern Sie die Top-10-Werte

Hier in diesem Tipp können Sie die Top-10-Werte ganz einfach filtern. Wenn Sie über einen großen Datensatz verfügen und aus den Daten die Top-10-Werte überprüfen müssen, können Sie dies ganz einfach mit wenigen Klicks erledigen.

Befolgen Sie dazu die Schritte:

• Wenden Sie zunächst Filter an.
• Öffnen Sie dann in der Spalte, in der Sie filtern möchten, das Dropdown-Menü “Filter”.
• Gehen Sie zu > Zahlen- oder Wertefilter > Top 10

• Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet. Wählen Sie in diesem Fenster die folgenden Dinge aus.

1. Obere oder untere Werte: Zum Auswählen der zu filternden oberen oder unteren Werte.
2. Anzahl der Werte: Zur Identifizierung der Anzahl der Werte, die Sie filtern müssen.
3. Filtertyp: Dies ist eine elegante Option, bei der Sie auswählen können, wie Werte gefiltert werden sollen.

• Nachdem Sie die Einstellung ausgewählt haben, klicken Sie auf “OK”.

Da Sie auf “OK” klicken, werden alle Werte in den Top 10 gefiltert

7. Filtern Sie über/unter den Durchschnittswerten

Dies ist ein nützlicher Tipp zur Überprüfung der Dateneinsicht. Dies können Sie nutzen, wenn Sie überdurchschnittliche Werte filtern möchten. Dann kennen Sie hier den einfachen Trick, mit dem Sie Excel-Filter ganz einfach anwenden können.

Befolgen Sie dazu die Schritte:

• Wenden Sie zunächst Filter auf die Spalte an, in der Sie Werte haben.
• Öffnen Sie dann das Filter-Dropdown-Menü > gehen Sie zu “Anzahl der Filter” > klicken Sie auf “Über dem Durchschnitt”.

• Dabei werden alle Werte herausgefiltert, die über dem Durchschnitt liegen.

Mit der gleichen Methode können Sie auch Werte filtern, die unter dem Durchschnitt liegen. Klicken Sie einfach auf “Unterdurchschnittlich” anstelle von “Überdurchschnittlich”.

Lesen Sie auch: Wenn Excel leer ist, dann zur nächsten Zelle springen (vollständige Anleitung)

8. Verwenden Sie ein Platzhalterzeichen

Bei Platzhalterzeichen geht es darum, den Text teilweise zuzuordnen und zu finden. Und dies kann jetzt zum Filtern von Werten verwendet werden.

Wenn Sie beispielsweise Namen auswählen möchten, die mit dem Buchstaben “H” beginnen, können Sie dies ganz einfach in der Namensliste tun.

Hier erfahren Sie, wie:

• Wenden Sie Filter auf Ihre Daten an.
• Offener Filter fällt nach unten.
• Geben Sie dann in der Suchleiste “H*” ein.
• Während Sie den Text eingeben, werden dadurch schnell alle Namen herausgefiltert, die mit „H“ beginnen.

• Und klicken Sie auf OK

Diese Methode wird mit der benutzerdefinierten Filteroption verwendet.

9. Werte in Pivot-Tabellen filtern

Der beste Weg, Werte in Pivot-Tabellen zu filtern, ist die Verwendung von Slicer. Mithilfe dessen können Sie mit einem Slicer mehrere Pivot-Tabellen zu einem Filter verknüpfen.

Folge den Schritten:

• Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle > klicken Sie auf eine der Zellen darin.
• Gehen Sie dann zur Registerkarte “Analysieren” > “Filter” > “Slicer”.

• Dadurch erhalten Sie schnell ein Popup-Fenster, in dem Sie das Feld auswählen können, das Sie im Slicer verklagen möchten.

• Klicken Sie dann auf OK.

Nutzen Sie nun den Slicer, um ganze Werte in der Pivot-Tabelle zu filtern.

Das Beste am Slicer ist, dass er jederzeit überprüfen kann, wie viele Werte Sie als Filter verwenden müssen.

Wie filtere ich Excel-Daten in einer Tabelle heraus?

Wenn Sie Daten in eine Tabelle Ihrer Excel-Tabelle eingeben, fügt das Programm automatisch die Filtersteuerelemente in Spalten ein, wenn diese über Kopfzeilen verfügen. Um diese Steuerelemente zu filtern, müssen Sie die folgenden Anweisungen befolgen:

• Wählen Sie einen Pfeil in der Spaltenüberschrift für die Spalte aus, die Sie filtern möchten.

• Deaktivieren Sie dann die Kontrollkästchen “Alle auswählen” >> und wählen Sie die Kontrollkästchen aus, die Sie anzeigen möchten.

• Wählen Sie OK.

Jetzt ändert sich der Pfeil in der Spaltenüberschrift in das Filtersymbol. Wählen Sie dieses Symbol, um den Filter zu ändern.

Nicht verpassen: Die am meisten unterschätzten Excel-Funktionen, die Sie unbedingt ausprobieren sollten

Verwandte FAQs:

Sind diese Methoden für Anfänger geeignet?

Die oben in diesem Beitrag erläuterten Methoden sind auf jeden Fall für Anfänger geeignet.

Kann ich in Excel mehrere Filter gleichzeitig anwenden?

Ja, natürlich können Sie in Excel mehrere Filter verwenden, um Ihre Tabellendaten weiter zu verfeinern.

Gibt es Tastaturkürzel für Excel-Filter?

Ja, es gibt Tastaturkürzel, mit denen Excel-Benutzer den Filtervorgang beschleunigen können.

Funktionieren Excel-Filter in älteren Excel-Versionen?

Die Antwort auf diese Frage lautet ‘Nein’. In älteren Versionen von Microsoft Excel funktionieren die Filter möglicherweise nicht ordnungsgemäß.

Kann ich einen Filter in Excel rückgängig machen?

Ja, Sie können einen Filter in Excel rückgängig machen, indem Sie erneut auf das Filtersymbol klicken. Dadurch werden Ihre Daten in den ursprünglichen Zustand zurückversetzt.

Kann ich die Leistung von Excel verbessern, wenn ich Filter mit großen Datensätzen verwende?

Nicht immer, aber manchmal können Sie die Leistung von Excel verbessern, wenn Sie Filter mit großen Datensätzen verwenden.

Wie kann ich einen Filter in Excel entfernen?

Sie können einen Filter in Excel entfernen, indem Sie auf das Filtersymbol in der Spaltenüberschrift klicken und dann ‘Filter löschen’ auswählen.

Abschließende Gedanken

Effektive Datenfilterung ist eine geschätzte Fähigkeit, die Ihre Produktivität und Entscheidungsfähigkeit verbessern kann. Mit den in diesem Blog beschriebenen fortgeschrittenen Vorgehensweisen können Sie Daten in MS Excel herausfiltern, um Zeit und Aufwand bei der Arbeit mit Tabellen kalkulationen zu sparen.

Ich hoffe, Ihnen hat dieser Leitfaden gefallen.