Wie unterscheidet sich Excel Co-Authoring von freigegebenen Arbeitsmappen?

Dieser Blog konzentriert sich hauptsächlich auf das Co-Authoring von Excel gegenüber der freigegebenen Arbeitsmappe. So erhalten Sie alle detaillierte Informationen zu Fragen wie: Aktivieren der Funktion für freigegebene Arbeitsmappen in Excel? Wie verwende ich Co-Authoring in Excel? Welche Excel-Versionen unterstützen das Co-Authoring? Und mehr…!

Unterschied zwischen Excel-Co-Authoring und freigegebener Arbeitsmappe

Geteilt Arbeitsmappe	Co-Authoring
Die freigegebene Arbeitsmappe ist eine ältere Excel-Funktion, mit der Sie mit mehreren Benutzern an derselben Arbeitsmappe arbeiten können.	Excel-Co-Authoring wird in Microsoft 365 Apps Excel-Desktopclient und Excel for the Web für Microsoft 365-Abonnenten gut unterstützt.
Für eine optimale Funktionalität muss die freigegebene Arbeitsmappe auf dem freigegebenen Netzlaufwerk gespeichert werden.	Co-Authoring gibt die Erlaubnis, in Echtzeit zu arbeiten. So können Sie sehen, wer gerade die Excel-Arbeitsmappe bearbeitet und an welchem ​​Abschnitt der Arbeitsmappe arbeitet.
Nach dem Teilen dürfen Sie keine Elemente oder Aktionen mehr verwenden. wie: Erstellen / Ändern von Diagrammen, Löschen von Blättern, Ändern / Löschen von Arrayformeln, Einfügen / Löschen von Zellenblöcken, Hinzufügen / Ändern von bedingten Formaten usw.	Um eine Excel-Arbeitsmappe gemeinsam zu erstellen, müssen Sie sich mit einem Office 365-Abonnement bei Office anmelden. Erstellen Sie anschließend die Arbeitsmappe oder laden Sie sie in die OneDrive for Business-, OneDrive- und SharePoint Online-Bibliothek hoch.
Benutzer dürfen keine solche Excel-Arbeitsmappe verwenden, die Tabellen oder VBA-Codierung enthält.	Das Co-Authoring mit AutoSave erfordert möglicherweise eine Änderung des Workflows, da Sie eine Arbeitsmappe nicht schließen können, ohne weitere zu speichern.
Änderungen, die Sie am Zelleninhalt vornehmen, werden nachverfolgt, andere Änderungen, z. B. Formatierungsänderungen, werden jedoch nicht nachverfolgt.	Spuränderungen sind nicht möglich.
Der Verlauf der nachverfolgten Änderungen wird in der Arbeitsmappe gespeichert. Je länger der Verlauf, desto größer die Excel-Datei. Um die Excel-Datei in einem verwaltbaren Zustand zu halten, verwendet Excel standardmäßig einen Verlauf von 30 Tagen (dies kann jedoch auf eine sehr hohe Zahl geändert werden).	Das Co-Authoring mit AutoSave erfordert möglicherweise eine Änderung des Workflows, da Sie eine Arbeitsmappe nicht schließen können, ohne weitere zu speichern.

Wie aktiviere ich die Funktion für freigegebene Arbeitsmappen in Excel?

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Funktion für freigegebene Arbeitsmappen in Excel zu aktivieren.

• Erstellen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe oder öffnen Sie einfach Ihre bereits vorhandene Arbeitsmappe. Danach platzieren Sie es auf dem Netzwerkstandort. Angenommen, Sie behalten es an folgendem Speicherort wie: \\ Servername \ Ordnername.

Bewahren Sie die Datei nicht auf SharePoint oder OneDrive auf. Wenn Sie diese Speicherorte für Ihre Dateien bevorzugen, ist die gemeinsame Erstellung der Arbeitsmappe die beste Option.

• Tippen Sie auf Überprüfen> Arbeitsmappe freigeben.

Hinweis: In Excel neuere Versionen; Die Schaltfläche der Arbeitsmappe freigeben bleibt verborgen.

Hier sind die Schritte zum Einblenden.

• Gehen Sie zur Registerkarte Bearbeiten und wählen Sie Änderungen von mehr als einem Benutzer zulassen …

• Wählen Sie nun auf der Registerkarte Erweitert die Optionen aus, die Sie zum Aktualisieren und Verfolgen von Änderungen verwenden möchten. Tippen Sie danach auf die Schaltfläche OK.

• Wenn Sie eine neue Arbeitsmappe verwenden, geben Sie den Namen in den Dateinamen ein. Wenn es sich um eine vorhandene Arbeitsmappe handelt, tippen Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Arbeitsmappe zu speichern.
• Wenn Ihre Excel-Arbeitsmappe Links zu anderen Arbeitsmappen oder Dokumenten enthält. Überprüfen und korrigieren Sie in diesem Fall, ob fehlerhafte Links vorhanden sind, und aktualisieren Sie sie anschließend.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei> Speichern.
• Jetzt sehen Sie, dass oben im Excel-Fenster freigegebener Text zusammen mit dem Dateinamen angezeigt wird.

Wie verwende ich Co-Authoring in Excel?

Um die Co-Authoring-Funktion in Excel verwenden zu können, müssen Sie zuerst die Excel-Arbeitsmappe auf eine Laufwerksanwendung hochladen. Teilen Sie es anschließend mit anderen Benutzern, um die Excel-Dateien in Echtzeit gemeinsam zu erstellen.

Sie werden sehen, dass jede vorgenommene Änderung sofort auf jedem Gerät aktualisiert wird.

• Wählen Sie die Schaltfläche Teilen.

• Laden Sie Ihre Excel-Datei auf OneDrive hoch.
• Legen Sie die Berechtigungen fest und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Standardmäßig ist die Option Bearbeitung bearbeiten aktiviert.

• Fügen Sie einfach die Namen des Benutzers hinzu, mit dem Sie teilen möchten. Fügen Sie dazu auch eine optionale Nachricht hinzu.
• Wählen Sie die Option Teilen.

• Wählen Sie im oberen rechten Bereich die Initialen aus, um festzustellen, welcher Benutzer aktiv ist und wo er tatsächlich in der Excel-Datei arbeitet.

Können mehrere Benutzer gleichzeitig eine Excel-Tabelle bearbeiten?

Ja, mehrere Benutzer können gleichzeitig eine Excel-Tabelle bearbeiten.

Wählen Sie dazu zunächst eine Person als Arbeitsmappenbesitzer aus. Stellen Sie sicher, dass für die von Ihnen ausgewählte Person ein SharePoint Online-Ordner oder ein One Drive For Business-Setup verfügbar sein muss.

Der Dokumenteneigentümer muss das Dokument entweder in OneDrive oder SharePoint Online speichern. Gehen Sie dazu einfach zur Option Datei> Speichern unter.

• In der oberen rechten Ecke der Excel-Anwendung befindet sich ein Freigabesymbol. Klicken Sie einfach darauf.

• Im geöffneten Fenster des Freigabebedienfelds werden Sie aufgefordert, Personen mit der E-Mail-Adresse einzuladen.

• Am unteren Rand desselben Freigabebereichs gibt es eine Option zum Generieren des Freigabe-Links. Dazu müssen Sie auf den Link “Freigabe erhalten” klicken.

• Mit diesem generierten freigegebenen Link kann jeder problemlos auf die Arbeitsmappe zugreifen.
• Kopieren Sie diesen generierten Link und senden Sie ihn an andere Teammitglieder.

• Wenn andere Benutzer Ihrem angegebenen Link folgen, werden sie in Excel Online als Gast betrachtet.
• Zu diesem Zeitpunkt stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre Excel-Online-Anwendung möglicherweise nicht mehr funktioniert.
• Damit andere Mitautoren die Excel-Arbeitsmappe in der echten Excel-Version verwenden können.
• Melden Sie sich zuerst online bei Excel an und verwenden Sie dann die Anmeldeinformationen, die in der Option Excel-Datei> Konto angezeigt werden.
• Nachdem Sie sich angemeldet haben, wird das Dropdown-Menü Arbeitsmappe bearbeiten angezeigt.
• Wählen Sie nun im geöffneten Menü die Option „In Excel bearbeiten“.

• Es ist die beste Option, jeden Benutzer in Excel mitzuverfassen und das echte Excel anstelle des Online zu verwenden.
• Wenn jemand im Dokument arbeitet, wird der Umriss der aktiven Zelle grün angezeigt.

• Um Details darüber zu erhalten, wer die Zelle bearbeitet, bewegen Sie den Mauszeiger einfach über die Zelle.

Welche Excel-Versionen unterstützen Co Authoring?

Für die Verwendung der Excel-Co-Authoring-Funktion muss jeder Benutzer eine solche Excel-Version verwenden, die die Co-Authoring-Funktion unterstützt.

Versionen, die Co-Authoring unterstützen, sind Excel 2016 für Windows, Excel Online, Excel für iOS, Excel für Android, Excel 2016 für Mac und Excel Mobile.

Wenn der Benutzer, der eine Excel-Datei freigibt, keine der oben genannten Excel-Versionen hat, funktioniert das Co-Authoring für keinen Benutzer, der alle diese freigegebene Excel-Datei verwendet.

Einpacken:

Die freigegebene Arbeitsmappe weist einige Einschränkungen auf, insbesondere die Unfähigkeit, Excel-Arbeitsblätter im Web zu bearbeiten. Daher empfehlen wir dringend das Co-Authoring, das auch die Funktion für freigegebene Excel-Arbeitsmappen ersetzt.